Para cumprir a finalidade da sua existência, os Cartórios coletam e armazenam um grande volume de dados pessoais.
Ainda que sejam guiados pelos princípios da publicidade e da transparência é dever dos Cartórios zelar pela segurança, confidencialidade e respeito ao tratamento das informações dos usuários, operadores e colaboradores.
Estas diretrizes estão em nossos valores e fazem parte da nossa história.
Com o intuito de selarmos o nosso compromisso com todos os cidadãos, desenvolvemos esta “Política de Privacidade de Dados”, descrevendo as rotinas e procedimentos adotados na prática diária do nosso trabalho, em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados. Esperamos que, por meio deste documento, você compreenda como tratamos seus dados e qual segurança eles possuem.
Como todo Cartório, coletamos, armazenamos e tratamos uma considerável quantidade de dados pessoais. Essas informações coletadas são indispensáveis para o desempenho de nossa atividade. Vejamos quais são elas:
Para o exercício de nossa atividade é preciso que tenhamos acesso a diversas informações (cadastrais) dos usuários.
Salientamos que, sem elas, inexiste a possibilidade de prestarmos o nosso serviço (constitucional) e, por isso, estamos autorizados a tratar todas essas informações (dados) sem a necessidade de requerer o consentimento escrito (Art. 7°, II, V e VI da Lei Geral de Proteção de Dados).
Os dados pessoais que coletamos para a prática dos atos registrais são ou poderão ser:
| ✓ | Nome: |
| ✓ | Documento (CPF/RG): |
| ✓ | Estado Civil: |
| ✓ | Endereço: |
| ✓ | Telefone (fixo/celular): |
| ✓ | E-mail: |
| ✓ | Filiação: |
Estas informações são chamadas de cadastrais e são exigidas em todos os atos praticados em nosso Cartório, pois servem para identificação pessoal e contato acerca dos serviços realizados.
No que diz respeito aos nossos colaboradores, e seus dependentes, necessitamos, ainda, de informações chamadas de dados pessoais sensíveis ou sigilosos, como:
| ✓ | Informações financeiras (como contracheque); |
| ✓ | Informações sobre estado saúde e patologias; |
| ✓ | Informações sobre seus dependentes vinculados ao Convenio de Saúde; |
| ✓ | Biometria; |
| ✓ | Imagens. |
A coleta e o tratamento de dados sensíveis seguirão os princípios da adequação, o que significa dizer que essas informações serão utilizadas estritamente na relação entre o Cartório e o colaborador. O que não impede, o compartilhamento de tais dados com terceiros necessários ao ato, como por exemplo, Convênio de Saúde.
Cabe mais uma vez mencionar que serão tratados dados dos beneficiários dos colaboradores e que em alguns casos serão de titularidade de menores de idade (filhos (as) dos colaboradores). De qualquer modo, o referido tratamento seguirá todas as regras estabelecidas nessa Política e possuirá a finalidade exclusiva a que foi destinado (convênio de Saúde, por exemplo).
Com o intuito de protegermos os dados coletados, especialmente os de natureza sensível, adotamos os elevados padrões de segurança da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), estabelecendo os seguintes critérios em seu tratamento:
Internamente, os dados de natureza sensível são coletados, acessados e tratados apenas pelo Setor Administrativo.
Em respeito à Lei de Registros Públicos (LRP), qualquer do povo poderá, mediante requerimento, solicitar informações dos atos públicos do Cartório. Entretanto, o Oficial poderá recusar o atendimento de requerimentos de terceiros, quando, por exemplo, ocorrer a busca de informações em bloco sem a identificação do requerente e da finalidade, nos termos do art. 45, §3º do Provimento CNJ nº 134/22.
Somos guiados pelos princípios da Lei de Registros Públicos, equilibrando-a com a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso faz com que tenhamos que permitir o acesso e compartilhar as informações de cidadãos com:
| ✓ | O Poder Público: artigo 23 da LGPD |
| ✓ | Cidadão Requisitante: quando solicitado por requerimento escrito apresentado a este Cartório. |
Nossas rotinas e regimento interno de fluxo de dados também estabelecem que tais informações nunca serão compartilhadas com terceiros para outros fins, tais como: marketing, captação, venda de informação, uso privilegiado de dados, etc.
O que se pretende, com este item, é esclarecer que nenhuma destas informações serão compartilhadas senão para os específicos fins e expectativas dos titulares dos dados.
Uma das formas de segurança dos dados é através da rastreabilidade de acesso. Nosso Cartório possui esta rastreabilidade dos dados dos usuários desde o input nos sistemas de gerenciamento dos atos e no nosso site até a exclusão das informações do sistema.
Assim, em nosso ambiente virtual (sistemas, computadores e softwares), os colaboradores possuem senhas e logs (registros) constando quem e quando se obteve acesso..
Essa rastreabilidade é uma exigência da lei para que, em um eventual vazamento de dados, sejam “afunilados” e identificados os responsáveis, causando, ainda, um importante efeito pedagógico no usuário de nossos sistemas, desestimulando a ocorrência de incidentes, intencionais ou não.
Ademais, nosso Cartório exigirá o preenchimento de requerimento com a identificação do requisitante de informações para o cumprimento desta exigência legal, a fim de identificar todos aqueles que acessarem informações de terceiros, ainda que por permissivo legal.
Nosso Cartório utiliza modernos sistemas de segurança da informação disponíveis no mercado.
Utilizamos firewall, triagem de arquivos por tipo, criptografia e verificação de dois fatores no nosso site, cloudfire que reduzem a possibilidade de invasão de sistemas por hackers e o eventual sequestro e uso indevido de dados.
Os computadores do nosso Cartório são também programados para alterarem sistematicamente todas as senhas a cada 90 (noventa) dias.
Possuímos antivírus com licenças pagas que realizam o monitoramento e escaneamento em tempo integral, informando sobre as possíveis ameaças e eliminando-as.
Ademais, temos dois departamentos de T.I.: um interno e outro externo, responsáveis pela segurança e manutenção constante de nossos sistemas.
Nosso Cartório armazena as informações coletadas em locais (físicos ou digitais) que seguem a mesma confiabilidade de proteção.
Após a adoção dos programas de conformidade da LGPD, ficou definido que os dados pessoais serão armazenados segundo os seguintes critérios:
| a. | Livros, Documentos e Atos referentes aos serviços Registrais: Via de regra, deverão ser mantidos armazenados (conservados) permanentemente, por prazo indeterminado, em razão do artigo 25 da Lei de Registros Públicos, permitido, contudo, o descarte nos prazos estabelecidos no Provimento nº 50 do CNJ. |
| b. | Currículos/Candidatos não selecionados: Mensalmente será realizada a exclusão dos dados dos candidatos não selecionados. Sob hipótese alguma as vias físicas dos currículos poderão ser reaproveitadas para utilização como rascunhos ou para anotações. |
| c. | Funcionários: As informações dos funcionários do Cartório e de seus dependentes vinculados ao convênio de saúde serão armazenadas pelo período mínimo de 10 (dez) anos, prazo contado a partir de seu desligamento do Cartório. Esse prazo deve-se também à proteção do Cartório para defesa de eventuais reclamações trabalhistas, processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária. |
| d. | Demais informações pessoais: Os demais dados pessoais (fornecedores, por exemplo) serão armazenados pelo período mínimo de 10 (dez) anos, em razão da proteção do Cartório para defesa em eventuais processos administrativos ou judiciais, incluindo os de natureza cível e tributária. |
O monitoramento dos prazos e seu descarte serão realizados pelos respectivos departamentos responsáveis pelos dados (Administrativo e Oficial, todos em consonância com o T.I.).
As informações dos usuários de nossos serviços e dos nossos colaboradores serão tratadas e utilizadas somente para atender as finalidades> e propósitos legítimos e informados nesta Política e na legislação.
Pelo Princípio da Necessidade limitaremos o tratamento dos dados ao mínimo necessário.
Neste Cartório, a finalidade do tratamento de dados sempre será relacionada ao interesse público, cabendo ao Oficial Interino atuar de maneira equidistante aos interesses dos usuários (art. 27 da Lei nº 8.935/1994).
Pelo Princípio da Qualidade, por sua vez, este Cartório garante a integridade dos dados pessoais, envolvendo sua exatidão, atualização, clareza e relevância, podendo o cidadão, através de Requerimento, pedir a sua retificação e/ou atualização.
Este Princípio é diretamente relacionado aos objetivos da atividade registral, ou seja, de conferir autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos (art. 1º da Lei nº 8.935/1994).
O Princípio da Segurança prevê medidas para proteger os dados de acessos não autorizados e de acidentes; e o Princípio da Prevenção, dispõe de medidas para evitar danos aos titulares.
Este Princípio é seguido por todos os itens constantes nesta Política e assegurado pelas nossas Rotinas Internas.
É importante ressaltar que, em razão desse princípio, a atividade registral permite a recusa motivada de requisições que impliquem manifesta e injustificada violação a direitos de titulares de dados, bem como de compartilhamentos de dados que comprometam a segurança do banco de dados do Cartório.
O Princípio do Livre Acesso é a garantia de consulta facilitada, ao titular, sobre a integralidade de seus dados, além da forma e a duração do tratamento. No âmbito deste Cartório, esse direito se efetiva pelo bom cumprimento dos deveres de expedir certidões (previsto nos artigos 10, IV, 11, VII e art. 13, III da Lei nº 8.935/1994) e de facilitar o acesso da documentação a pessoas autorizadas (art. 30, XII).
O Encarregado da Proteção de Dados deste Cartório é o Doutor CLEYLTON MENDES PASSOS, da MENDES ADVOCACIA, escritório especializado na LGPD, responsável pela comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Para contatá-lo utilize o canal de comunicação disponível em: https://www.registrodeimoveis.org.br/lgpd.
Por meio deste canal, criado e mantido pelo Colégio de Registro de Imóveis do Brasil - CORI/BR (Registro de Imóveis do Brasil) é possível solicitar informações, apresentar reclamações ou pedir correções/exclusões com facilidade e transparência.
Havendo dificuldade na utilização do canal, encaminhe sua solicitação, requisição ou reclamação, assinada digitalmente (com certificado ICP-Brasil ou com a assinatura gov.br) para o e-mail: encarregado_lgpd@2ori.com.br
A presente versão desta Política de Privacidade de Dados foi atualizada pela última vez em18 de agosto de 2023.
O mundo é dinâmico e exige atualização constante. Por isso, é nosso dever modificar, as presentes normas, especialmente para adaptá-las às evoluções da lei e das rotinas do próprio Cartório, seja pela disponibilização de novas funcionalidades, seja pela supressão ou modificação daquelas já existentes.
Desta forma, convidamos o usuário a consultar periodicamente esta Política de Dados e verificar as atualizações constantes, demonstrando sua concordância com as novas normas.
Esperamos que não ocorram discussões e nem judicializações de qualquer questão relativa aos dados dos usuários do 2º Ofício de Registro de Imóveis de Florianópolis/SC. Contudo, caso seja inevitável, deverá ser feito na Comarca Florianópolis/SC.